- El Archivo General de la Nación certificó la inscripción del IPCC en el Registro Único de Series Documentales (RUSD), al considerar que sus Tablas de Retención Documental (TRD) cumplen los requisitos de aprobación y convalidación. 
- Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 
- La correcta gestión documental que lidera el IPCC contribuye a que la información institucional sea recuperable y pueda ser utilizada por la administración pública y como fuente histórica.

Cartagena de Indias, D., T. y C., 18 de noviembre de 2024. El Instituto de Patrimonio y Cultura de Cartagena de Indias (IPCC), bajo la dirección de Lucy Espinosa, está marcando un hito en el correcto manejo de los documentos y en la transparencia y acceso a la información generada por las áreas que integran su misionalidad.

El Archivo General de la Nación certificó la inscripción del IPCC en el Registro Único de Series Documentales (RUSD), el pasado 11 de octubre de 2024, al considerar que sus Tablas de Retención Documental (TRD) cumplen los requisitos de aprobación y convalidación. Esta certificación convierte al órgano rector del patrimonio y la cultura en la primera entidad del Gobierno distrital en alcanzar tal distinción nacional. 

La directora del IPCC, Lucy Espinosa, destacó que “este histórico logro es posible gracias al esfuerzo conjunto y trabajo en equipo. Queremos fortalecer el desempeño de nuestra institución, a partir de la óptima gestión documental”. 

Agregó que “por supuesto, destacamos el decidido respaldo del Consejo Distrital de Archivo de la Alcaldía Mayor de Cartagena, que con su equipo interdisciplinario acompañó este proceso iniciado en el 2022 hasta llegar a este logro que hoy nos enorgullece”.

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las tres etapas del ciclo vital de los documentos: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. 

El IPCC, de la mano con personal de Archivo y Gestión Documental, estuvo a cargo de la elaboración de las TRD. El primer paso fue presentarlas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto, y posteriormente al Consejo Distrital de Archivo de la Alcaldía Mayor de Cartagena, que tras evaluar el cumplimiento de los requisitos archivísticos solicitados las convalidó y certificó el 29 de diciembre de 2023. 

La correcta gestión documental del IPCC no para con este logro. El pasado 21 de octubre presentó ante el Consejo Distrital de Archivo las Tablas de Valoración Documental (TVD), por lo que se espera su revisión y aprobación para continuar con el cumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), que insta a las entidades públicas a organizar su documentación, con el fin de que la información institucional sea recuperable y pueda ser utilizada por la administración pública y como fuente histórica.

Fin del Comunicado No. 4.434